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Transfert d’entreprise

Comment organiser le déménagement des bureaux et le transfert d’entreprise ? Votre entreprise s’agrandit et vous avez besoin de bureaux plus grands ou d’un meilleur emplacement ? Consultez les prix indicatifs et découvrez comment économiser grâce à notre service de demande de devis.

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Quels sont les coûts d’un transfert d’entreprise ?

Déménager des bureaux d’entreprise est une opération qui ne s’improvise pas, demande du temps et qui doit être correctement planifiée. Il est en effet primordial pour toute compagnie d’éviter au maximum l’arrêt temporaire de son activité le temps du transfert d’entreprise. Cela requiert donc un effort d’organisation plus important afin de préparer les futurs bureaux, de déménager tout le matériel informatique ainsi que transférer les archives et dossiers, sans freiner en parallèle le travail des employés.

L’accompagnement, le succès d’un transfert d’entreprise sans problème

Faire appel à des déménageurs professionnels est indispensable pour assurer la bonne transition dans les nouveaux locaux et permettre aussi à la compagnie de s’occuper de la partie de la gestion des ressources humaines et du personnel. La communication est en effet la clé essentielle en interne pour réussir le déménagement de ses bureaux et de ses employés.

Maîtrisez votre budget en demandant des devis auprès de professionnels du déménagement société

Le transfert de bureaux est une activité très à part dans le marché du déménagement et ne peut être comparée à un déménagement pour les particuliers. Il existe pour ce cas précis des entreprises de déménagement spécialisées dans le transfert d’entreprise et qui peuvent vous apporter leurs compétences et expériences dans ce domaine. Pour maîtriser votre budget, il est avant tout essentiel d’avoir une idée précise des coûts à anticiper. Demandez dès à présent des devis auprès de déménageurs qualifiés, via notre formulaire en ligne, et recevez rapidement les premières estimations pour ainsi pouvoir comparer les tarifs et les prestations proposées.

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Estimation des coûts pour un déménagement d’entreprise

Difficile d’estimer le coût global pour le déménagement d’une entreprise, de nombreux facteurs sont à prendre en compte comme l’aménagement des futurs bureaux. Selon la taille de l’entreprise, le nouveau lieu d’implantation, la nature des bureaux (siège social, succursale), la facture peut très vite grimper et il faut compter souvent plusieurs milliers, voire même millions d’euros pour les grands groupes ! Voici une indication des coûts à prendre en compte pour le transfert d’entreprise :

PostesCoût indicatif transfert d'entrepriseDétail
Déménagement des postes de bureau100 - 200€ / posteTransfert du matériel informatique et électronique
Travaux aménagement 300 - 700€ / mètre carréIls représentent 50% à 75% du budget global et concernent la mise aux normes de sécurité, concevoir les espaces de travail (cloison, salle de meeting, etc.), l’installation du matériel électronique, informatique, etc.
Déménagement des cartons, dossiers, archives d’entreprise100 - 250€ / employéEnviron 15% du coût total
Les coûts sociaux
Le coût varie par employé et selon le nouveau lieu d’implantation, en France ou à l’étranger par exemple. Il s’agit des primes déménagement et dédommagements pour les collaborateurs du bureau, conséquent à l’éloignement du trajet domicile-travail par exemple
Loyer(s)Il est fort probable pour l’entreprise de devoir de cumuler deux loyers pendant plusieurs mois. Pour les plus petites entreprises, occuper des locaux temporaires ou des espaces de co-working est aussi une alternative envisageable et à moindre frais.

Transfert d’entreprise : par où commencer ?

Pour préparer un transfert d’entreprise, il faut tout d’abord commencer par fixer la date de déménagement, en évaluant les délais et les opérations à réaliser. Il peut s’agir bien sûr d’une date potentielle et il s’agit, de cette manière, de commencer à chercher de nouveaux locaux et planifier les démarches à accomplir avant un quelconque déménagement.

La date de déménagement

La première étape consiste donc à déterminer avec le propriétaire ou le directeur général, quel sera le meilleur moment pour un déménagement des bureaux. Habituellement, les entreprises profitent des week-ends ou des périodes de vacances pour déménager, afin de garantir la continuité des activités de travail. Les périodes de la fin de l’année fiscale ou la période estivale sont le plus souvent envisagées, car elles sont moins chargées en termes de travail et d’activité par exemple.

Les entreprises de déménagement sont tout à fait conscientes de ces besoins et fournissent un service rapide, avec le minimum de désagréments pour votre entreprise. S’il s’agit d’un petit bureau, il est généralement possible de terminer toutes les opérations en une journée.

Comment préparer un déménagement entreprise ?

Outre les nombreux aspects logistiques, l’aménagement et les travaux des nouveaux bureaux, les démarches administratives, etc., quels sont les points importants pour préparer au mieux le transfert de bureau de ces collaborateurs ?

1 – Identifier les relais internes

Pour organiser un transfert d’entreprise, il est important de s’appuyer sur ces équipes et d’identifier un ou plusieurs responsables pour coordonner toutes les opérations et se charger de répartir le travail en interne.

Ce sont ces responsables qui sont chargés par la suite d’établir, avant le transfert effectif, carte en main, où seront placées toutes les différentes positions. Ils attribuent dans chaque service un collaborateur responsable pour les effets matériels et personnels, qui seront également les relais d’information auprès des employés. Le ou les responsable(s) s’occupe(nt) également de l’état des lieux une fois que les nouveaux bureaux ont été choisis. De cette façon, il sera plus facile de vérifier que tout est transféré dans chaque service correspondant.

2 – Communiquer en interne

Le service des ressources humaines est bien sûr impliqué dès le départ dans le planning et l’ensemble du projet et afin de gérer ultérieurement la communication et la bonne transmission des informations. Ils accompagnent aussi les salariés dans ce changement à travers les démarches et les renseignements pour obtenir des aides déménagement par exemple. N’oubliez pas que tous vos employés sont vos premiers ambassadeurs mais aussi votre capital travail et doivent être inclus dès que possible dans ce changement important.

3 – Préparer la nouvelle organisation des espaces de travail

Il peut être judicieux d’organiser une visite de ces nouveaux espaces de travail pour les employés, en les impliquant et en leur demandant leur avis sur la configuration de leur environnement de travail par exemple. Cela est davantage envisageable dans le cadre d’une petite entreprise. Vous pouvez également organiser un moment dédié pour présenter les nouveaux locaux par vidéo à vos collaborateurs et prendre le temps de communiquer directement ces changements, importants, et qui sont sources d’inquiétude au sein d’une société.

4 – Transférer les contrats

Enfin, il faut se renseigner sur le transfert des divers contrats, juridique, d’eau bien sûr, d’électricité, de lignes téléphoniques et différents câbles électroniques, ainsi que le raccordement des postes de travail au réseau Internet, pour que tout fonctionne correctement à partir du premier jour. Les équipes des services informatiques s’occupent de superviser cette bonne mise en route, afin de mieux prendre la main et pouvoir dès que possible commencer à configurer tout le réseau informatique de l’entreprise. Cette manœuvre peut également être déléguée en partie ou sous-traitée complètement à une entreprise externe spécialisée.

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L’organisation du transfert de bureaux et des postes de travail

De nombreuses entreprises de déménagement offrent un service tout compris, qui comprend également le désassemblage, l’emballage et le remontage du mobilier. Ils peuvent également s’occuper pour vous des archives et outils informatiques (ordinateurs et imprimantes professionnels).

Pour ne pas prendre à la dernière minute ces opérations, il est nécessaire de commencer quelques semaines plus tôt, en essayant de limiter les inconvénients pour les employés. Les premières opérations seront de vider les bureaux et d’emballer tout ce qui n’est pas essentiel pour une activité professionnelle quotidienne.

Délégation lors d’un transfert d’entreprise

C’est le moment de vous débarrasser de tout ce dont vous n’avez plus besoin ou du mobilier qui sera remplacé. Pour accélérer ces opérations, chaque collaborateur devra gérer les éléments de sa compétence, tels que l’archive client ou les factures, de même pour les données ou dossiers confidentiels.

Restructuration et Transfert d’entreprise

Le déménagement est ainsi souvent l’occasion de réorganiser tout l’appareil bureaucratique et d’éliminer le superflu ou prévoir une restructuration au sein de vos équipes et services . L’ensemble du personnel doit avoir à sa disposition du matériel d’emballage, cartons déménagement et papier bulle pour son poste de travail et ses affaires personnelles.

Il est également important de minimiser les déchets. Avant de jeter du mobilier ou de l’équipement spécifique, vous pouvez revendre ceux-ci à vos employés ou organiser une vente de matériel une fois vos bureaux vidés.

Le jour-J du déménagement société

À ce stade, une aide professionnelle est essentielle, en particulier pour démonter les meubles volumineux et transporter tous les cartons, ainsi que les archives. N’oubliez pas que les imprimantes ou les photocopieuses professionnelles doivent être levées par au moins deux personnes. Les déménageurs pourront réaliser toutes ces opérations rapidement et sans risque.

Désignez une personne de contact

Le jour du déménagement, la personne de contact de la société, chargée de s’assurer que tout se déroule correctement, est requise. Il supervisera point par point le chargement et indiquera aux opérateurs quels sont les objets les plus fragiles, les boîtes contenant les documents importants et les outils informatiques. L’idéal serait que toutes ces informations soient clairement indiquées sur les cartons déménagement.

Montage des nouveaux bureaux

Une fois que tout est acheminé dans les nouveaux locaux, les déménageurs se chargeront également d’aménager et de remonter les différents éléments, en collaboration avec les techniciens informatiques pour installer les postes de travail.

Pourquoi choisir des professionnels pour un transfert d’entreprise ?

Le transfert d’entreprise exige de nombreuses opérations qui doivent être effectuées avec rapidité, professionnalisme et organisation. Les entreprises de déménagement pour société sont en mesure de garantir une prestation complète, dans le respect des délais impartis. Les déménageurs sont impliqués dans le transport, dans le montage et le démontage de meubles de bureaux et sont habitués à la gestion d’équipements électroniques et de machines.

Sécurité et protection de vos outils de travail

Les emballages sont spécifiques pour le transport de vos archives et de vos dossiers en toute sécurité, vous pouvez également faire appel à leur service de stockage si vous souhaitez temporairement entreposer vos documents ou équipement informatiques dans les meilleures conditions. Sans oublier, les boîtes et cartons classiques, les protections adaptées à vos équipements électroniques, etc. Enfin, les déménageurs sont expérimentés et équipés pour déplacer des éléments particuliers, tels que des coffres forts, ou des machines lourdes et volumineuses de type industrie.

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Transfert d’entreprise : les aspects bureaucratiques et la cession de vos anciens locaux

Le déménagement société implique également la gestion de toute la partie bureaucratique, juridique et l’acquisition/ la vente de vos bureaux actuels. Ce sont bien souvent les services juridiques de l’entreprise qui interviennent et qui s’occupent de mettre en règle tous ces aspects. Mais si vous ne disposez pas de service dédié, cela ressemble bien souvent à un grand bain dans le vide et il est facile de se perdre dans ces démarches, d’autant que leur importance est réelle. En effet, en cas de problème, celles-ci peuvent tout simplement compromettre l’activité de votre entreprise !

Vérifiez les aspects juridiques et légaux

Assurez-vous, avant le transfert d’entreprise, que les nouveaux locaux sont déjà enregistrés en tant que bureau et non en tant que logement particulier par exemple. Sinon, vous devrez prendre en compte le changement de destination d’utilisation, tant d’un point de vue urbanistique que cadastral. Pour ce faire, il est nécessaire de vérifier par une inspection, que les nouveaux locaux respectent les règles établies par le plan de régulation prévu pour votre activité.

Conformité des nouveaux bureaux

Certaines exigences à respecter concernent la suppression des barrières architecturales, la présence du bon rapport aéro-éclairant et d’installations sanitaires conformes à la loi. De cette manière, vous aurez également la confirmation que des modifications de bâtiment ne seront pas nécessaires pour rendre les espaces conformes.

Une fois ces vérifications effectuées, vous devrez informer le bureau de l’agence du territoire du changement d’utilisation des locaux. Le changement de catégorie modifie également le revenu cadastral et les taxes à payer sur la propriété. Les déménageurs professionnels pourront également vous conseiller sur cette phase.

Communiquer le changement d’adresse de votre entreprise

N’oubliez pas d’enregistrer la nouvelle adresse votre entreprise auprès du registre du commerce de votre activité et de vous assurer que le transfert d’adresse a été effectué et anticipé : sur tous vos documents, auprès de vos fournisseurs, de vos clients, etc. Installez une signature électronique automatique afin de prévenir vos interlocuteurs de votre transfert d’entreprise et de vos nouvelles coordonnées et demandez à vos collaborateurs de contacter personnellement leur base de données professionnelle (si cela est réalisable) pour qu’ils soient informés de ce changement.

Avis et conseils de professionnels pour planifier sereinement votre transfert d’entreprise

Pour gérer le transfert de vos bureaux en toute sérénité, suivez les conseils de nos experts :

  • Dresser la liste des fournisseurs de matériel, de maintenance et les informer du changement de bureaux ;
  • Annoncer et communiquer dès que possible votre déménagement sur votre site internet, à l’extérieur de votre bâtiment et vos nouveaux locaux ;
  • Vérifier le bon fonctionnement de votre internet dans les nouveaux bureaux (débit, connexion au réseau, accès collaborateurs, etc.) et des équipements informatiques ;
  • Faire le tri et se débarrasser de tout ce dont vous n’avez pas besoin, comme la documentation et les supports devenus obsolètes (brochure entreprise, carte de visite, etc.) et essayez de numériser autant que possible ;
  • Faire une sauvegarde générale de tout votre système informatique et vos dossiers de travail. Investissez si nécessaire dans de nouveaux équipements ou confiez cela à une entreprise externe.

Économisez sur les frais de déménagement grâce à notre service

Anticiper vos dépenses, évaluer vos coûts et maîtriser votre budget est la meilleure manière de faire des économies sur le prix de votre transfert d’entreprise. Sachant que les déménagements de bureaux sont particulièrement coûteux pour une entreprise, il est important d’être sûr de vous entourer de personnes qualifiées et pleinement compétentes pour mener à bien cette transition. Avant de confier ce travail à une entreprise, comparez les offres, services et prestations proposées, évaluez les compétences et l’expérience de votre futur prestataire. Pour vous renseigner, faites dès-à-présent une demande en ligne de devis pour le transfert de bureaux, auprès de déménageurs spécialisés dans ce domaine et de votre région. Réalisez de vraies économies et jusqu’à 40% sur le prix pour un déménagement société.

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