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Déménagement bureau

Votre entreprise s’agrandit et vous cherchez de nouveaux locaux ? Un déménagement bureau est une étape importante et nécessaire pour la croissance d’une entreprise, le développement de son activité ou la mise en œuvre d’une nouvelle stratégie business-plan. Il est essentiel de bien se faire accompagner dès les premières étapes, de l’élaboration à la faisabilité d’un projet de transfert d’entreprise.

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Comment calculer les coûts d’un déménagement bureau ?

Si vous envisagez un déménagement bureau, il y a de nombreux facteurs à évaluer avant de pouvoir réaliser le transfert d’entreprise. Parmi ceux-ci, l’impact sur votre masse salariale et les coûts sociaux que cela engendre, mais également la recherche de nouveaux locaux et l’aménagement des bureaux, toutes ces opérations prennent du temps et doivent être pensées longtemps en amont pour être bien préparées sans risquer de chambouler l’activité de l’entreprise.

Estimation du prix déménagement bureau

Le budget est l’un des points essentiels pour mener à bien cette opération. Un déménagement bureau coûte beaucoup plus cher qu’un déménagement pour particuliers, vos bureaux doivent en effet être adaptés à une activité professionnelle par exemple, il faut prendre aussi en compte le déménagement des postes de travail, postes informatiques, les machines et imprimantes professionnelles, etc. Pour avoir une première estimation de ce qu’il vous en coûtera, comparez dès à présent les devis de sociétés de déménagement spécialisées dans le transfert d’entreprise. Recevez jusqu’à 6 devis de déménageurs professionnels en remplissant simplement ce formulaire en ligne. Cette demande est gratuite et sans engagement.

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Comment préparer votre déménagement entreprise ?

La préparation est donc la clé essentielle et garant du succès d’un déménagement bureau. Avant la mise en œuvre de votre projet, vous devez donc évaluer la faisabilité de celui-ci et vous assurer de plusieurs conditions, telles que :

  • vos besoins réels et les raisons qui nécessitent un déménagement bureau ;
  • le lieu d’implantation souhaité pour vos nouveaux bureaux et la distance avec les locaux actuels ;
  • un budget prévisionnel en estimant tous les coûts d’un transfert d’entreprise ;
  • l’impact possible sur vos collaborateurs et sur une éventuelle restructuration.

Un cahier des charges détaillé de votre projet de déménagement entreprise

Ces éléments permettront de déterminer un cahier des charges avec les opérations détaillées et un calendrier prévisionnel d’exécution. Bien sûr, l’organisation d’un déménagement de bureaux dépend aussi de la taille de votre entreprise, du nombre d’employés, du lieu d’implantation en France ou à l’étranger.

Il peut également s’agir de l’ouverture de nouveaux bureaux ou simplement du transfert d’une partie de votre activité ou services dans d’autres locaux. Tous ces éléments sont indispensables pour anticiper correctement un déménagement bureau sans freiner en parallèle le travail de vos collaborateurs.

Les coûts sociaux dans le cadre d’un déménagement bureau

Vos employés seront les premiers concernés par le déménagement des bureaux d’entreprise. En effet, cela affecte leurs conditions professionnelles bien sûr, mais aussi leur vie personnelle. Ces changements sont source de doutes et de stress au sein d’une entreprise et peuvent encourager certains collaborateurs à se poser la question de rester ou changer de société, si l’équilibre entre vie personnelle et les conditions de travail ne répondent plus à leur besoin.

Un déménagement bureau entraîne donc des coûts sociaux qu’il vous faut, si possible anticiper et essayer de prévoir financièrement dans votre plan annuel d’entreprise. Ces coûts peuvent se subdiviser en 3 postes distincts :

1 – La prime de déménagement :

Si votre déménagement bureau implique une distance travail-domicile beaucoup plus éloignée, par exemple si vous déménagez vers une autre ville, une autre région, voire même un déménagement à l’étranger, celui-ci peut aussi avoir pour conséquence un changement contraint de résidence pour les collaborateurs.

La prime de déménagement est déterminée par les accords d’entreprise dans le cadre de la clause de mobilité, elle englobe les frais de transport, les coûts de déménagement et de relocalisation et d’autres frais d’installation (allocation voyage, aide administrative, logement temporaire, etc.).

2 – Les dépenses internes organisationnelles :

Un changement de bureaux aura également des incidences en interne sur l’organisation de votre entreprise. La première d’entre elle est une éventuelle restructuration de vos services et de vos équipes. Cela implique des coûts liés entre-autres à la formation des employés, les promotions, évolutions professionnelles et changements de poste ou renégociations de contrat de travail.

Un déménagement bureau peut effet engendrer une vague de départ volontaire pour les employés qui ne souhaitent pas déménager dans une autre région ou trop loin de leur domicile, ainsi que le leitmotiv de considérations nouvelles pour une évolution de carrière. Cela peut donc créer des coûts et primes de licenciement, ou plans de départs volontaires négociés par exemple, qui viennent s’additionner au budget total de votre projet de déménagement bureau.

3 – Le recrutement :

Enfin, un déménagement bureau peut parfois conduire à une nouvelle politique de recrutement en contrecoup des départs volontaires, d’un plan de restructuration ou pour justement faire face à la croissance et la nécessité d’augmenter la masse salariale de l’entreprise.

Il est préférable d’anticiper ces coûts sociaux dès les premières étapes de votre projet de déménagement bureau. Les coûts à supporter pour une entreprise peuvent être parfois plus importants que les frais mêmes de déménagement ou de nouveaux locaux. Ceux-ci sont déterminants pour votre stratégie d’entreprise et le développement de votre activité.

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Les coûts d’aménagement des nouveaux locaux

Une fois que vous avez évalué les différents scénarios possibles et conséquences d’un déménagement bureau sur votre organisation, vous devez également considérer les coûts liés à vos nouveaux bureaux. En effet, l’aménagement des locaux représentent bien souvent le poste financier le plus important dans un déménagement bureau : 50% à 75% du budget global !

Un certain nombre d’éléments dépendent bien sûr de l’état actuel de vos nouveaux locaux et de l’équipement ou le niveau d’installation. Sont entre-autres à prendre en considération :

– S’agit-il de locaux à louer ou d’un projet d’achat et dans ce cas, devez-vous faire construire vos futurs locaux ?

– S’agit-il de nouveaux espaces collaboratifs tels que des bureaux partagés et quelles sont les accommodations déjà présentes (en termes de mobilier, équipement informatique, etc.) ?

– S’agit-il d’un ancien local d’entreprise, déjà équipé comme tel et qui répond aux normes de sécurité et d’utilisation pour votre activité ? Ou devez-vous également prévoir des travaux de mise aux normes pour rendre les espaces conformes ?

– Souhaitez-vous garder votre mobilier actuel ainsi que le parc informatique de votre entreprise ou souhaitez-vous investir dans de nouveaux équipements et postes de travail ?

– Envisagez-vous de faire appel à une entreprise spécialisée pour décorer et s’occuper de l’aménagement de vos futurs bureaux (abattre les cloisons, définir les espaces de travail, salles de réunion, espace d’accueil, mobilier, etc.) ?

– S’agit-il de locaux plus petits, par exemple d’un déménagement d’un seul département ou de l’ouverture d’une succursale, avec un besoin de stockage externe pour vos archives, dossiers, matériels informatiques, imprimantes, etc. ?

Par où commencer concrètement l’organisation d’un déménagement bureau ?

Afin de valider la faisabilité de votre projet de déménagement bureau, il est essentiel d’avoir une première connaissance des coûts et une première estimation de votre budget. Votre cahier des charges établi, prenez contact dès à présent afin d’obtenir des devis personnalisés pour votre déménagement bureau. Remplissez notre formulaire en ligne en renseignant simplement le descriptif de votre projet et recevez, sous quelques jours, plusieurs propositions d’agences de déménagement spécialisées dans le traitement de ces demandes et dans l’exécution de déménagement de bureaux d’entreprise. Faites jouer la concurrence et économisez jusqu’à 40% sur le coût total !

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