+ 230 sociétés de déménagement
COMPAREZ DEVIS DÉMÉNAGEMENT
timer
Economisez 40% en 1 minute
Gratuit Sans engagement

Déménagement entreprise

Comment réussir son déménagement entreprise ? Consultez notre check list déménagement pour vous aider à organiser votre déménagement entreprise, avec toutes les étapes essentielles et les conseils pratiques pour garantir le succès de cette opération et de votre business!

demenagement entreprise

Comment réussir son déménagement entreprise ?

Un déménagement entreprise ne s’improvise pas et exige une organisation claire et ordonnée pour ne pas compromettre votre activité, ni le travail de vos salariés. Comme pour tout projet, plus la taille de la compagnie est importante, plus le déménagement entreprise sera important, long dans le temps, impliquera plus de personnes, avec un budget plus conséquent. C’est donc un événement majeur qui ne doit pas être négligé et qui, au contraire, doit permettre à votre entreprise de prospérer et d’aborder une nouvelle étape du développement de votre business.

Pour mieux vous concentrer sur le futur de votre entreprise et sur l’après déménagement, l’une des clés est de bien savoir se faire accompagner pour la réussite de ce projet en choisissant les bons partenaires pour s’occuper de votre déménagement entreprise. Retrouvez ci-dessous notre check list déménagement d’entreprise avec les meilleurs conseils pratiques pour vous permettre de gérer, étape par étape, le déménagement de vos bureaux.

Check list déménagement entreprise : les 10 étapes essentielles

Une fois que vous avez déterminé la faisabilité de votre projet, voici les 10 étapes-clés à suivre pour réussir le déménagement de votre entreprise :

#1 – Fixer une date de déménagement entreprise

Cette étape est importante car elle vous permettra de mettre en place un calendrier puis, de planifier toutes les opérations à réaliser avant le déménagement. Une date ne se choisit pas au hasard, consultez notre article sur le transfert d’entreprise qui traite de ce sujet.

#2 – Communiquer en interne

Vos salariés sont en effet les premiers concernés par ce changement. Un déménagement entreprise peut être également une source de stress en interne et il est important d’avancer main dans la main avec vos collaborateurs pour que ce changement soit une réussite, et personnelle, et professionnelle.

#3 – Identifier des relais internes

Nommez des responsables-coordinateurs qui auront la responsabilité de répartir les tâches, mais aussi la position importante d’être des relais d’information auprès des employés, comme auprès de la direction. Ceux-ci devront faire remonter les considérations de vos collaborateurs et préparer au mieux l’après-déménagement en transmettant des informations claires et les décisions pour l’organisation de chaque service.

#4 – Impliquer vos équipes

L’impact d’un déménagement entreprise peut-être plus important que vous ne le pensez. Un changement de routine peut en effet en engendrer d’autres et devenir, par exemple, le leitmotiv pour certains de vos collaborateurs qui souhaitent partir et évoluer professionnellement. Il est important d’impliquer vos salariés dans ce projet, dans la définition des nouveaux espaces de travail, l’aménagement des bureaux et ce, afin de faciliter et les accompagner dans cette transition professionnelle.

#5 – Sélectionner les prestataires

Cela concerne l’aménagement et la décoration de vos nouveaux locaux, l’installation électrique et du réseau informatique, etc. Trois mois avant, vous devez également confirmer votre choix de la société de déménagement pour commencer l’inventaire et la mise sous carton. Recevez gratuitement jusqu’à 6 offres de sociétés spécialisées en renseignement ce formulaire en ligne. Une démarche simple et rapide pour vous permettre de comparer et négocier la meilleur prestation qualité-prix pour votre entreprise.

déménager-ses-bureaux-entreprise

#6 – Faire l’inventaire du mobilier, machine et équipement informatique

Selon vos nouveaux locaux, il est possible que votre ancien mobilier ne soit plus adapté ou que vous décidiez de changer complètement celui-ci. De même, souhaitez-vous garder le même parc informatique ou peut-être en profiter pour tout renouveler à cette occasion ? C’est par exemple une question à se poser si vous déménagez dans des locaux partagés déjà équipés, ou si vous avez la possibilité de bénéficier d’une offre intéressante d’un de vos prestataires. Enfin, faites le tri ; vous pouvez également choisir de revendre en interne, à vos salariés premièrement, puis d’organiser une vente externe. Les déménageurs se chargeront ultérieurement de se débarrasser de ce dont vous ne souhaitez plus.

#7 – Trier, archiver et sauvegarder

Un à deux mois avant la date de déménagement, commencez à archiver et trier vos dossiers, cette opération permettra également de mettre au propre l’architecture et le traitement de vos dossiers en interne, pour faciliter la nouvelle installation et en cas de restructuration de service. Chaque collaborateur devra gérer les dossiers de sa propre compétence (factures, comptabilité, fichiers clients, etc.) et faire une sauvegarde de tous les dossiers en cours. Vous pouvez également faire appel à une société externe pour faire une sauvegarde complète de vos fichiers entreprise avant le déménagement.

#8 – Commencer à faire les cartons déménagement

Chaque employé est bien sûr en charge de ses propres dossiers et de la mise sous carton de ses affaires. Mettez en place un système d’étiquetage clair pour vos dossiers, les postes informatiques et les machines avant de les réinstaller à leur nouvelle place correspondante. La société de déménagement vous fournira tous les matériel, emballage et carton déménagement nécessaires pour vos employés, ainsi que des boîtes et cartons adaptés pour le transport de dossiers papiers.

demenagement-entreprise-archives

#9 – Faire le transfert de contrats et du changement d’adresse

Une fois votre nouvelle adresse entreprise connue, jetez tous vos documents et brochures devenus obsolètes et informez vos prestataires et clients de votre nouvelle adresse et date déménagement entreprise. Vous pouvez préparer d’ores et déjà de nouveaux documents et cartes de visite à imprimer dès les dernières informations confirmées. De même, occupez-vous du transfert de vos contrats de lignes téléphoniques, du réseau internet et serveur informatique de votre entreprise, sans oublier de faire configurer et tester le réseau afin de pouvoir être opérationnel dès le jour du déménagement entreprise. Faites enregistrer le changement d’adresse auprès de la chambre de commerce et autres registres professionnels dont vous dépendez.

#10 – Organiser le jour-J du déménagement d’entreprise et les jours suivants

Si l’ensemble de ces étapes ont été correctement préparées, le Jour-J du déménagement de votre entreprise se déroulera sans souci. Nommez une personne responsable de la supervision du déménagement et qui sera aussi la principale personne de contact avec les déménageurs. Cette personne doit avoir, au préalable, était partisane de l’ensemble du suivi du projet et des étapes du déménagement.

Selon, la taille de votre entreprise, un responsable de chaque service peut être présent pour assister à l’installation et veiller à la répartition des postes tel que convenu. Une fois le déménagement entreprise terminé, les déménageurs se chargent de déballer et monter ou rebrancher l’ensemble du mobilier et de l’informatique. Le service technique peut dès lors commencer à configurer le réseau de l’entreprise. Il est aussi possible de déménager en plusieurs fois, service par service (ou par étage), si cette option vous offre plus de flexibilité pour votre activité.

Enfin, n’oubliez pas d’accueillir vos employés comme il se doit, en préparant un pot d’inauguration, une visite d’entreprise, ou une célébration spéciale par exemple, pour faire de cet événement un moment collectif et festif.

Comment bien choisir sa société de déménagement ?

La réussite de votre déménagement entreprise tient aussi bien de l’organisation en interne de ce projet, mais aussi des équipes que vous choisirez pour confier votre déménagement de bureaux. Un déménagement entreprise est une prestation très spécifique de l’activité de déménagement. Soyez certains de travailler avec une société expérimentée et familière des déménagements d’entreprises, qui sera un vrai partenaire avec vous dans l’exécution de ce projet. Comparez les offres de plusieurs déménageurs spécialisés en remplissant simplement notre formulaire en ligne. Vous serez contacté par des entreprises expertes et pouvant répondre à vos besoins et votre calendrier, tout en bénéficiant de tarifs compétitifs grâce à la mise en concurrence.

nouveaux-bureaux-apres-demenagement-entreprise

Déménagement entreprise
5 (100%) 3 votes